§ 1 Veranstalter
Veranstalter der EIPOS-Sachverständigentage ist die EIPOS Europäisches Institut für postgraduale Bildung GmbH (im Weiteren EIPOS).
§ 2 Anmeldung, Bestellung und Zulassung
1. Die Anmeldung/Bestellung erfolgt auf beigefügtem Formular unter Mitgeltung der hier aufgeführten allgemeinen Ausstellerbedingungen. Das Anmeldeformular ist vollständig auszufüllen und rechtsverbindlich unterschrieben an EIPOS zurückzusenden.
2. Durch schriftliche Bestätigung der Anmeldung durch EIPOS kommt der Vertrag zwischen dem Aussteller und EIPOS über die in der Anmeldung gewählten Leistungen zustande. Die in der Anmeldung bestellte Standgröße begründet keinen Anspruch auf eine bestimmte Lage oder Form des Standes. Insbesondere kann EIPOS nach Abstimmung mit dem Aussteller Änderungen der angemeldeten Quadratmeter vornehmen, wenn die zur Verfügung stehende Ausstellungsfläche überzeichnet wird. Trennwände, Wandvorsprünge, Säulen, Regenrohre, Heizungen, Kabelkanäle und Feuerlöschkästen sowie andere vorhandene technische Einrichtungen sind Bestandteile der zugewiesenen Standfläche. Über die Lage und Maße derselben muss sich der Aussteller ggf. vor Ort unterrichten.
3. Der Aussteller verpflichtet sich, im Rahmen der Vertragsabwicklung alle einschlägigen Rechtsvorschriften zu beachten, insbesondere ein geltendes Hygiene- und/oder Sicherheitskonzept der Veranstalter und/oder Hygiene- und Sicherheitskonzept am Durchführungsort, arbeits- und gewerberechtliche Vorschriften, Umweltschutzvorschriften, Brandschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie die Regelungen des Wettbewerbsrechts.
§ 3 Rücktritt und Kündigung des Vertrages, Nichtteilnahme
1. Der Aussteller kann bis zum 25.09.2026 kostenfrei vom Vertrag zurücktreten.
2. Bei Kündigung des Vertrages nach dem 25.09.2026 bzw. unangekündigter Nichtteilnahme an der Veranstaltung ist der volle Rechnungsbetrag zu zahlen.
3. Wenn in Fällen höherer Gewalt (z.B. Behördliche Anordnungen während Pandemieereignissen, Naturkatastrophen, Krieg oder vergleichbare Ereignisse) die Veranstaltung nicht wie geplant hybrid oder in Präsenz durchgeführt werden kann, haben zwischen den Veranstaltern und Ausstellern geschlossenen Verträge keinen Bestand. Jede Partei trägt in diesem Fall die eigenen von ihr vorab verauslagten Kosten. Hiervon ausgenommen sind die kostenpflichtigen Schaltungen von Werbung im Tagungsband sowie digitale Werbebotschaften.
4. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, für den Fall der Absage der Veranstaltung aus wirtschaftlichen Gründen vom Vertrag zurückzutreten. In diesem Fall wird der Aussteller unverzüglich informiert und bereits gezahlte Entgelte erstattet. Weitergehende Ansprüche des Ausstellers sind ausgeschlossen.
§ 4 Zahlungsbedingungen
1. EIPOS berechnet die Gebühren wie im Anmeldeformular angegeben mit einem Zahlungsziel von ca. vier Wochen. Die Rechnungen werden digital versandt.
2. Für die reibungsloste Rechnungslegung sind vom Aussteller notwendige Bestellangaben, die Rechnungsadresse und die Mailadresse für den elektronischen Rechnungsempfang oder sonstige Zugangswege (E-Rechnung) sowie der Ansprechpartner anzugeben. Bei Sitz des Ausstellers im Ausland ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer notwendig.
3. Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 5 % p. a. und Mahnspesen berechnet.
§ 5 Standausrüstung, Gestaltung und Beschriftung
1. Für die Art der Gestaltung des Ausstellungsstandes sind die am Veranstaltungsort geltenden Vorschriften, insbesondere gewerberechtliche und baupolizeiliche Vorschriften maßgebend. Der Aussteller ist verpflichtet, seine Gestaltungsmaßnahmen vorher mit EIPOS abzustimmen.
2. Eine Standgestaltung, die den am Veranstaltungsort geltenden Vorschriften nicht entspricht, kann von EIPOS auf Kosten des Ausstellers entfernt oder geändert werden. Ausstellergüter, die sich nach dem Abbau-Endtermin noch auf den Ständen befinden, können auf Kosten des Ausstellers abtransportiert und auf Lager genommen werden.
§ 6 Untervermietung von Standflächen/Gemeinschaftsstände
Standflächen werden grundsätzlich nur als Ganzes einem Aussteller zur Nutzung überlassen. Die Untervermietung von Standflächen durch den Aussteller an Dritte ist ausgeschlossen. Gemeinschaftsstände können durch EIPOS genehmigt werden. Die Anzahl der maximal teilnehmenden Mitarbeiter ist wie im Anmeldeformular angegeben auf drei pro Gesamtstand begrenzt.
§ 7 Haftung
1. Der Aussteller nutzt die Ausstellungsfläche auf eigenes Risiko. EIPOS haftet nicht für Schäden, Verluste, Kosten oder Ausgaben, die durch die Vertreter des Ausstellers, Ausstellungsgegenstände oder Konferenzteilnehmer verursacht werden oder dem Aussteller entstehen.
2. Für die Beaufsichtigung und Bewachung des Standes ist der Aussteller selbst verantwortlich. Dies gilt auch für die Auf- und Abbauzeiten. Sonderwachen sind nur mit Genehmigung von EIPOS zulässig.
3. EIPOS haftet in jedem Falle nur für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln seiner Mitarbeiter oder Erfüllungsgehilfen.
§ 8 Werbung
1. Der Aussteller ist verpflichtet, gemäß der Anmeldung seinen Stand während der Dauer der Ausstellung mit dem seiner Branche und Warengliederung entsprechenden Dokumentationen und Prospekten zu belegen und mit sachkundigem Personal besetzt zu halten. Exponate, Drucksachen und Werbemittel dürfen nur innerhalb des gemieteten Standes ausgestellt werden. Der Veranstalter ist berechtigt, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zur Beanstandung Anlass geben können, zu untersagen und vorhandene Bestände dieses Werbematerials für die Dauer der Veranstaltung sicherzustellen.
2. Lautsprecherwerbung und Diapositiv-, Film- oder Videovorführungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung von EIPOS. Das gleiche gilt für die Verwendung anderer Geräte und Einrichtungen, durch die auf optische oder akustische Weise eine gesteigerte Werbewirkung erzielt werden soll.
3. Der Aussteller sichert zu, dass im Rahmen der Vertragsabwicklung die Nutzung seines Firmennamens, seines Firmenlogos sowie anderer Werbemaßnahmen markenrechtlich, firmenrechtlich und wettbewerbsrechtlich uneingeschränkt zulässig ist.
§ 9 Fotografien, Zeichnungen, Filmaufnahmen
Der Veranstalter ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen und Filmaufnahmen vom Ausstellungsgeschehen, von den Ausstellungsbauten und -ständen und den ausgestellten Gegenständen anfertigen zu lassen und für Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Aussteller aus irgendwelchen Gründen Einwendungen dagegen erheben kann. Das gilt auch für Aufnahmen, die Presse oder Fernsehen mit Zustimmung der Veranstalter direkt anfertigen.
§ 10 Untersagung von Aufzeichnungen/Mitschnitten und Weitergaben
Den Mitarbeitern des Ausstellers bzw. dem Aussteller ist es im Rahmen des Tagungsbesuches mangels ausdrücklicher Einwilligung aller Teilnehmer bzw. des Urhebers untersagt, Aufzeichnungen und Mitschnitte der Veranstaltungen anzufertigen (dies schließt die Veröffentlichung ein). Zuwiderhandlungen bedeuten einen Verstoß gegen datenschutz- und ggf. urheberrechtliche Regelungen und sind strafbar.
§ 11 Datenschutzhinweis
Der Aussteller erklärt sich mit seiner Unterschrift damit einverstanden, dass EIPOS die von ihm freiwillig übermittelten personenbezogenen Daten elektronisch speichert und ausschließlich zum Zweck der Vertragsabwicklung sowie zur Wahrung eigener Geschäftsinteressen im Hinblick auf die Information, Beratung und Betreuung von Kunden und Interessenten erhebt, verarbeitet und nutzt. Änderungen des Namens oder Anschrift des/der Teilnehmers/Teilnehmerin hat der Aussteller umgehend schriftlich EIPOS zu melden. Erfolgt keine Änderungsmeldung, gelten Schriftstücke als dem/der Vertragspartner zugegangen, wenn sie an die zuletzt bekannt gegebene Anschrift oder bei elektronischer Zustellung die zuletzt bekannt gegebene Mailadresse zugestellt wurden. Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte zu privaten oder gewerblichen Zwecken wird ausgeschlossen. Dem Vertragspartner/Aussteller ist bekannt, dass die Einwilligung freiwillig erteilt wird und widerrufen werden kann. Widerrufserklärungen und Änderungsmitteilungen sind per Fax an 03 51- 40 47 04-220 bzw. per Mail an datenpflege@eipos.de zu richten.
§ 12 Schlussbestimmungen
1. Nebenabreden, auch über die Aufhebung des Schriftformerfordernisses, bedürfen der Schriftform.
2. Die Parteien vereinbaren Dresden als Gerichtsstand und Erfüllungsort.
